Emailová komunikace

04.07.2017 Znáte to. Napsali jste velice důležitý email například svému vedoucímu práce a netrpělivě očekáváte jeho odpověď. Den čekání a nic. Další dny ubíhají a stále se nic neděje. Již po několikáté kontrolujete, zda jste email skutečně odeslali. Všechno je v pořádku, tak nesměle zprávu odešlete znovu. Situace s čekáním se opět opakuje a vy nabýváte dojmu, že adresát na vás asi kašle. A právě v tomto případě se chyba stala na vaší straně.

Jistě si dokážete představit, jak velký počet zpráv, podobných té vaší, dotyčný kantor během jednoho dne musí vyřídit. Je to u něho v podstatě podobné jako u nás. Emaily, které nemají předmět, přehlížíme stejně jako zprávy komerčního charakteru. Třídíme je (někteří ne) a s radostí je přesouváme do koše. V podstatě nás vůbec nezajímají. Doporučení tedy zní: snažte se u zaneprázdněného člověka co nejvíce upoutat jeho pozornost.

Vy něco chcete, tak se snažte. Zaujměte ho dokonalým předmětem emailu. Je větší pravděpodobnost, že si vaši zprávu přečte, má-li poutavý předmět, který může být buď zajímavý, nebo praktický. Žádáte-li o něco, připojte vysvětlení, co vás přivedlo právě k této osobě, které píšete. Snažíte-li se zastihnout někoho velice zaneprázdněného, vysloveně uveďte, co jste doposud udělali proto, abyste získali odpovědi na své otázky a pomohli si sami.

Snažte se svůj požadavek specifikovat a zkrátit na minimum. Není snad nic horšího než email, který vypadá jako miniromán na pokračování. Ideální velikost zprávy je na dva až tři odstavce, které vysvětlují, že jste obeznámeni s prací adresáta. Poté položte jednoduchou otázku, která by mohla adresáta zaujmout. Pokud ano, zajistí váš email odpovědi na další zprávy. Nikdy nežádejte o pomoc hned v prvním emailu. Ta může přijít na řadu tak po třech vyměněných zprávách.

Nakonec jedna důležitá a velice často zanedbávaná skutečnost. Vyjádřete v emailu vděčnost a poděkujte. Malé poděkování opravdu udělá mnoho. /RB/